I. Introduzione
Nella conduzione degli affari organizzativi si verificano talvolta conflitti di interesse sia reali che apparenti. L’apparenza di un conflitto derivante da un doppio interesse può essere fastidiosa anche se in realtà non c’è alcun conflitto. I doppi interessi si verificano perché le molte persone associate alle organizzazioni dovrebbero avere, e di fatto hanno, molteplici affiliazioni, relazioni e posizioni di responsabilità e/oleadership all’interno della comunità. In queste situazioni, una persona avrà talvolta identici doveri di lealtà nei confronti di due o più organizzazioni o individui. Questa politica non mira a eliminare le relazioni e le attività che possono creare una duplicità di interessi, ma a richiedere la divulgazione di eventuali conflitti di interesse e la ricusazione di qualsiasi parte interessata in una decisione relativa a tali conflitti.
Scopo A. Stabilire procedure che: 1) promuovere e garantire un processo decisionale etico, e 2) offrire protezione contro le accuse di irregolarità che coinvolgono il GEC o i suoi membri.
Scopo B. Fornire un processo di divulgazione dei conflitti: Quando si verificano conflitti di interesse reali o potenziali, è previsto un processo in base al quale l’individuo interessato informerà il GEC sui fatti rilevanti relativi alla situazione.
Scopo C. Stabilire le procedure di ricusazione: in base alle quali gli individui che hanno un conflitto di interessi saranno esonerati dalla discussione e dalla votazione su tali questioni durante le riunioni del GEC.
II. Definizioni
A. Persona interessata – Qualsiasi membro di GEC che abbia un interesse finanziario o non finanziario diretto o indiretto (collettivamente “Interesse”), come definito di seguito.
1. Interesse finanziario – Un membro ha un interesse finanziario se ha, direttamente o indirettamente, attraverso affari, investimenti o famiglia, un accordo di compensazione con un Segnalatore, un Rispondente, un Testimone o un’altra persona coinvolta nel reclamo in questione.
2. Interesse non finanziario – Un membro ha un interesse non finanziario se:
a. ha un familiare stretto (ad esempio, coniuge, figlio, nipote, nonno, fratello, zia, zio o parente simile per legge/matrimonio) che è un Segnalatore, un Rispondente, un Testimone o un’altra persona coinvolta nel reclamo
b. ha una relazione personale (ad esempio, una stretta amicizia, una relazione sentimentale, un rapporto di mentore-mentee) con un Segnalatore, un Rispondente, un Testimone o un’altra persona coinvolta nella Denuncia.
c. ha pregiudizi – positivi o negativi – nei confronti di un Segnalatore, di un Rispondente, di un Testimone o di un’altra persona coinvolta nel reclamo (ad esempio, sentimenti di debito/lealtào ostilità/animus), sulla base di precedenti esperienze o conoscenze personali di tale persona.
B. Conflitto di interessi (COI)
Esiste un conflitto di interessi quando un membro della GEC ha un interesse, come sopra descritto, sufficientemente grande da influenzare il suo contributo alla discussione, al processo decisionale o al voto relativo al reclamo in questione.
C. Parte in causa – un Segnalatore, un Rispondente, un Testimone o qualsiasi altra persona coinvolta nel reclamo.
D. Segnalatore – La persona che ha presentato un reclamo.
E. Rispondente – La persona oggetto del reclamo.
F. Testimone – Una persona che ha osservato o che può fornire informazioni sul reclamo.
III. Procedure
A. Obbligo di divulgazione
1. In relazione a qualsiasi COI reale o possibile, una Persona Interessata deve rendere noto l’interesse e deve avere l’opportunità di rivelare tutti i fatti materiali al GEC.
a. Quando un nuovo reclamo viene sottoposto all’esame del GEC, il presidente della riunione identifica tutte le parti coinvolte nel reclamo e offre ai membri con un possibile COI l’opportunità di rivelare l’esistenza dell’interesse.
b. Un membro può rivelare un possibile COI con o senza fornire i dettagli dell’interesse al GEC.
2. Con questa comunicazione, la persona interessata può richiedere l’esclusione e rifiutare di partecipare alla procedura di reclamo in qualità di guida sulla base dei COI.
3. Se la persona interessata non sceglie di ricusarsi, la GEC determina l’esistenza di un COI come segue.
B. Determinare l’esistenza di una COI
1. La persona interessata può essere chiesto di fornire ulteriori dettagli sui potenziali COI. In tal caso, può essere chiesto loro di lasciare la riunione del GEC mentre viene discussa e votata la determinazione di un COI.
2. Il GEC determinerà se esiste un COI (abbastanza grande da influenzare il processo decisionale della persona interessata) o se si tratta di un doppio interesse che non presenta un conflitto significativo.
C. Procedure per affrontare una COI determinata
1. Se viene rivelato o determinato un COI come sopra, la persona interessata sarà esclusa da qualsiasi segmento di riunione in cui il caso viene discusso o votato.
2. Il verbale della riunione rifletterà tutte le esclusioni dalla discussione e dal voto.
3. Un membro con un COI non parteciperà alla Procedura di reclamo come Guida o al Team di pianificazione delle indagini.
4. Nel caso in cui la GEC desideri il parere di un membro escluso dalla discussione,
la giustificazione dell’accettazione di tale parere deve risultare dal verbale dell’assemblea.
riunione.
IV. Violazioni della politica COI
A. Interessi non dichiarati – Se un membro del GEC ha ragionevoli motivi per ritenere che un altro membro non abbia dichiarato un interesse:
1. Il membro con diritto di causa deve contattare il membro interessato per chiarire la questione.
2. Se viene chiarito che si tratta di un interesse, la persona interessata lo comunicherà al GEC non appena possibile.
3. Se il membro con motivo e il membro interessato non sono d’accordo sull’interesse, la questione sarà sottoposta al GEC per la discussione e la decisione.
4. Se il membro con causa e il membro preoccupato concordano sul fatto che non c’è alcun interesse da rivelare, la questione non sarà portata al GEC.
B. Segnalazioni di sospette COI – Se una parte del reclamo o un membro della comunità in generale ha ragionevoli motivi per ritenere che un membro del GEC abbia una COI effettiva o possibile in un caso:
1. La Persona con Causa deve informare EPS del fondamento di tale convinzione tramite la linea diretta o il modulo web di EPS per i reclami.
2. Se il membro interessato non ha già comunicato l’interesse, il Direttore esecutivo dell’EPS contatterà il membro interessato.
a. Se il membro interessato concorda sull’esistenza di un interesse, questo deve essere comunicato al GEC.
b. Se il membro interessato non concorda sull’esistenza di un interesse, la questione sarà sottoposta al GEC per la discussione e la decisione.
C. Informazioni insufficienti – Se l’EPS ED o il GEC ritengono che non vi siano informazioni sufficienti per valutare l’esistenza di un interesse, l’ED effettua ulteriori indagini giustificate dalle circostanze.
D. Determinazione da parte del GEC – In tutti i casi in cui una non divulgazione come quella sopra descritta viene portata al GEC, quest’ultimo prenderà una decisione in conformità con la sezione III (B) di cui sopra, “Determinazione dell’esistenza di una COI”.
E. Azioni supplementari – Il GEC può intraprendere qualsiasi azione supplementare che ritenga opportuna.
F. Notifica alla persona con causa – Il Direttore esecutivo informerà la persona con causa se il membro/persona interessata sarà esclusa dal caso.
V. Registri dei procedimenti
A. Verbale – Il verbale della riunione del GEC deve contenere :
1. Documentazione dei COI:
a. I nomi delle persone con interessi – Coloro che hanno rivelato o sono risultati avere un interesse finanziario o non finanziario in relazione a COI reali o possibili, e
b. La natura dell’interesse e qualsiasi azione intrapresa per determinare la presenza di un COI, e
c. Documentazione delle COI – la decisione del GEC in merito all’effettiva esistenza di una COI, e
d. Il nome (o i nomi) di qualsiasi persona che si è astenuta dalla votazione e dalla discussione di un caso a causa di un COI in conformità con la politica delle Guide alla procedura di reclamo del GEC.
2. Documentazione dei non presenti – I nomi delle persone presenti alle discussioni e alle votazioni relative a ciascun caso, una sintesi della discussione e una registrazione delle votazioni effettuate in relazione al procedimento.
3. Inclusione del parere del membro ricusato – La giustificazione dell’accettazione del parere di qualsiasi membro ricusato dalla discussione di un caso.
Data di entrata in vigore: 24 maggio 2022