I. Introducción
A veces se producen conflictos de intereses, tanto reales como aparentes, en la gestión de los asuntos de la organización. La apariencia de conflicto derivada de la dualidad de intereses puede ser problemática aunque en realidad no exista conflicto alguno. La dualidad de intereses se produce porque cabe esperar que las numerosas personas asociadas a las organizaciones tengan, y de hecho suelen tener, múltiples afiliaciones, relaciones y diversos puestos de responsabilidad y/oliderazgo dentro de la comunidad. En estas situaciones, una persona tendrá a veces idénticos deberes de lealtad hacia dos o más organizaciones o individuos. Esta política no está diseñada para eliminar las relaciones y actividades que puedan crear una dualidad de intereses, sino para exigir la revelación de cualquier conflicto de intereses y la recusación de cualquier parte interesada en una decisión relacionada con el mismo.
Propósito A. Establecer procedimientos que 1) Promuevan y garanticen la toma de decisiones éticas, y 2) Ofrecer protección contra las acusaciones de irregularidades en las que estén implicados el CEG o sus miembros.
Propósito B. Proporcionar un proceso para revelar conflictos: Cuando surgen conflictos de intereses reales o potenciales, existe un proceso en virtud del cual la persona afectada informará al GEC sobre los hechos relevantes relativos a la situación.
Finalidad C. Establecer procedimientos de recusación: en virtud de los cuales las personas que tengan un conflicto de intereses estarán exentas de debatir y votar sobre tales asuntos en las reuniones del GEC.
II. Definiciones
A. Persona interesada – Cualquier miembro del GEC que tenga un interés financiero o no financiero directo o indirecto (colectivamente “Interés”), tal como se define a continuación.
1. Interés financiero – Un miembro tiene interés financiero si tiene, directa o indirectamente, a través de negocios, inversiones o familia, un acuerdo de compensación con un denunciante, demandado, testigo u otra persona involucrada en la denuncia en cuestión.
2. Interés no financiero – Un miembro tiene un interés no financiero si:
a. tiene un familiar cercano (por ejemplo, cónyuge, hijo, nieto, abuelo, hermano, tía, tío, o parentesco similar por ley/matrimonio) que sea denunciante, denunciado, testigo u otra persona implicada en la denuncia
b. tenga una relación personal (por ejemplo, amistad íntima, relación romántica o de pareja, relación mentor-apadrinado) con un denunciante, denunciado, testigo u otra persona implicada en la denuncia.
c. tenga algún prejuicio -positivo o negativo- hacia un Informador, Demandado, Testigo u otra persona implicada en la Denuncia (por ejemplo, sentimientos de deuda/lealtadu hostilidad/ánimo), basado en una experiencia previa o en el conocimiento personal de ese individuo.
B. Conflicto de intereses
Existe conflicto de intereses cuando un miembro del CAG tiene un interés, según lo descrito anteriormente, lo suficientemente grande como para influir en sus contribuciones al debate, la toma de decisiones o la votación en relación con la denuncia en cuestión.
C. Parte en la denuncia: denunciante, denunciado, testigo o cualquier otra persona implicada en la denuncia.
D. Denunciante – La persona que ha presentado una Denuncia.
E. Demandado – La persona que es objeto de la Denuncia.
F. Testigo – Persona que observó o que puede proporcionar información relativa a la Denuncia.
III. Procedimientos
A. Deber de información
1. En relación con cualquier COI real o posible, una Persona Interesada debe revelar el Interés y tener la oportunidad de revelar todos los hechos materiales al GEC.
a. Cuando se someta una nueva denuncia a la consideración del CAG, el presidente de la reunión identificará a todas las partes implicadas en la denuncia y ofrecerá a los miembros con un posible interés común la oportunidad de revelar la existencia de dicho interés.
b. Un miembro puede revelar un posible COI con o sin proporcionar detalles del interés al GEC.
2. Con esta revelación, la persona interesada podrá solicitar la recusación y negarse a participar como Guía en el procedimiento de denuncia basándose en la COI.
3. Si la persona interesada no opta por la recusación, el CAG determinará si existe una COI del siguiente modo.
B. Determinación de la existencia de una COI
1. La persona interesada se le puede pedir que proporcione más detalles sobre la posible COI. Al hacerlo, se les podrá pedir que abandonen la reunión del CAG mientras se debate y vota la determinación de una COI.
2. El GEC determinará si existe algún COI (lo suficientemente grande como para afectar a la toma de decisiones de la persona interesada) o si se trata de una situación de doble interés que no presenta ningún conflicto significativo.
C. Procedimientos para abordar una COI determinada
1. Si se revela o determina una COI según lo anterior, la persona interesada será recusada de cualquier segmento de la reunión en el que se discuta o vote el caso.
2. El acta de la reunión reflejará todas las recusaciones de debate y votación.
3. Un miembro con un COI no participará en el Procedimiento de Denuncia como Guía o en el Equipo de Planificación de la Investigación.
4. En caso de que el CAG desee la opinión de un miembro recusado,
la justificación de la aceptación de dicha opinión debe reflejarse en el acta del
reunión.
IV. Infracciones de la política de COI
A. Interés no revelado – Si cualquier miembro del CEG tiene motivos razonables para creer que cualquier otro miembro no reveló un interés:
1. El miembro con causa se pondrá en contacto con el miembro en cuestión para aclarar la cuestión.
2. Si se aclara que se trata de un Interés, la Persona Interesada lo revelará al GEC a la mayor brevedad posible.
3. Si el miembro con causa y el miembro en cuestión no están de acuerdo sobre el Interés, el asunto se llevará al GEC para su discusión y determinación.
4. Si el miembro con causa y el miembro en cuestión están de acuerdo en que no hay ningún interés que revelar, el asunto no se llevará al CAG.
B. Informes de sospecha de CO I – Si cualquiera de las partes de la denuncia o un miembro de la comunidad en general tiene motivos razonables para creer que un miembro del GEC tiene una COI real o posible en un caso:
1. La Persona con Causa deberá informar a la EPS de la base de tal creencia a través de la Línea Directa de Denuncias de la EPS o del formulario web.
2. Si el afiliado en cuestión aún no ha revelado su interés, el Director Ejecutivo de la EPS se pondrá en contacto con él.
a. Si el miembro en cuestión acepta que existe un interés, deberá comunicarlo al CEG.
b. Si el miembro en cuestión no está de acuerdo con la existencia de un interés, el asunto se llevará al GEC para su debate y determinación.
C. Información insuficiente – Si el ED del EPS o el GEC determinan que no hay información suficiente para que el GEC evalúe si existe un interés, el ED realizará una investigación adicional según lo justifiquen las circunstancias.
D. Determinación por el CAG – En todos los casos en que se presente al CAG una no divulgación como la descrita anteriormente, el CAG tomará su determinación de acuerdo con la sección III (B) anterior, “Determinación de la existencia de una COI”.
E. Medidas adicionales – El CAG podrá adoptar las medidas adicionales que considere oportunas.
F. Notificación a la Persona con Causa – El Director Ejecutivo informará a la Persona con Causa si el miembro/Persona Interesada será recusado del caso.
V. Actas de los procedimientos
A. Actas – Las actas de las reuniones del GEC contendrán :
1. Documentación de COI:
a. Los nombres de las personas con interés – Aquellas que revelaron o se descubrió que tenían un interés financiero o no financiero relacionado con la COI real o posible, y
b. La naturaleza del interés y cualquier medida adoptada para determinar si existía una COI, y
c. Documentación de la COI – la decisión del GEC sobre si de hecho existía una COI, y
d. El nombre o nombres de las personas recusadas de votar y debatir un caso debido a una COI de acuerdo con la política de las Guías de Procedimiento de Quejas del GEC.
2. Los nombres de las personas que estuvieron presentes en las deliberaciones y votaciones relativas a cada caso, un resumen de las deliberaciones y un registro de las votaciones realizadas en relación con los procedimientos.
3. Inclusión de la opinión de un miembro recusado – La justificación para aceptar la opinión de cualquier miembro recusado de la discusión de un caso.
Fecha de entrada en vigor: 24 de mayo de 2022