I. Introducción
A veces se producen conflictos de intereses, tanto reales como aparentes, en la gestión de los asuntos de la organización. La apariencia de conflicto derivada de la dualidad de intereses puede ser problemática aunque en realidad no exista conflicto alguno. La dualidad de intereses se produce porque cabe esperar que las numerosas personas asociadas a las organizaciones tengan, y de hecho suelen tener, múltiples afiliaciones, relaciones y diversos puestos de responsabilidad y/oliderazgo dentro de la comunidad. En estas situaciones, una persona tendrá a veces idénticos deberes de lealtad hacia dos o más organizaciones o individuos. Esta política no está diseñada para eliminar las relaciones y actividades que puedan crear una dualidad de intereses, sino para exigir la revelación de cualquier conflicto de intereses y la recusación de cualquier parte interesada en una decisión relacionada con el mismo.
Propósito A. Establecer procedimientos que 1) Promuevan y garanticen la toma de decisiones éticas, y 2) Ofrecer protección contra las acusaciones de irregularidades en las que estén implicados el CEG o sus miembros.
Objetivo B. Establecer un procedimiento para comunicar los conflictos: cuando surjan conflictos de intereses reales o potenciales, existe un procedimiento según el cual la persona afectada informará al GEC de los hechos relevantes relacionados con la situación.
Finalidad C. Establecer procedimientos de recusación: en virtud de los cuales las personas que tengan un conflicto de intereses estarán exentas de debatir y votar sobre tales asuntos en las reuniones del GEC.
II. Definiciones
A. Persona interesada – Cualquier miembro del GEC que tenga un interés financiero o no financiero directo o indirecto (colectivamente “Interés”), tal como se define a continuación.
1. Interés económico: se considera que un miembro tiene un interés económico si, directa o indirectamente, ya sea por motivos empresariales, de inversión o familiares, tiene un acuerdo de remuneración con el denunciante, el denunciado, un testigo u otra persona implicada en la denuncia en cuestión.
2. Interés no financiero: se considera que un miembro tiene un interés no financiero si:
a. tiene un familiar cercano (por ejemplo, cónyuge, hijo, nieto, abuelo, hermano, tía, tío o cualquier otro pariente por ley o matrimonio) que sea denunciante, demandado, testigo u otra persona implicada en la denuncia
b. tiene una relación personal (por ejemplo, una amistad cercana, una relación sentimental o de pareja, o una relación entre mentor y alumno) con el denunciante, el denunciado, un testigo u otra persona implicada en la denuncia.
c. tenga algún prejuicio -positivo o negativo- hacia un Informador, Demandado, Testigo u otra persona implicada en la Denuncia (por ejemplo, sentimientos de deuda/lealtadu hostilidad/ánimo), basado en una experiencia previa o en el conocimiento personal de ese individuo.
B. Conflicto de intereses
Existe conflicto de intereses cuando un miembro del CAG tiene un interés, según lo descrito anteriormente, lo suficientemente grande como para influir en sus contribuciones al debate, la toma de decisiones o la votación en relación con la denuncia en cuestión.
C. Parte en la denuncia: el denunciante, el denunciado, un testigo o cualquier otra persona implicada en la denuncia.
D. Denunciante: la persona que presentó la denuncia.
E. Demandado: la persona contra la que se presenta la demanda.
F. Testigo – Persona que observó o que puede proporcionar información relativa a la Denuncia.
III. Procedimientos
A. Deber de información
1. En relación con cualquier COI real o posible, una Persona Interesada debe revelar el Interés y tener la oportunidad de revelar todos los hechos materiales al GEC.
a. Cuando se someta una nueva denuncia a la consideración del CAG, el presidente de la reunión identificará a todas las partes implicadas en la denuncia y ofrecerá a los miembros con un posible interés común la oportunidad de revelar la existencia de dicho interés.
b. Un miembro puede revelar un posible COI con o sin proporcionar detalles del interés al GEC.
2. Una vez conocida esta información, la persona interesada puede solicitar su recusación y negarse a participar como guía en el procedimiento de reclamación basándose en el conflicto de intereses.
3. Si la persona interesada no decide recusarse, el GEC determinará si existe un conflicto de intereses de la siguiente manera.
B. Determinación de la existencia de una COI
1. La persona interesada se le puede pedir que proporcione más detalles sobre la posible COI. Al hacerlo, se les podrá pedir que abandonen la reunión del CAG mientras se debate y vota la determinación de una COI.
2. El GEC determinará si existe algún conflicto de intereses ( lo suficientemente grave como para afectar a la toma de decisiones de la persona interesada) o si se trata de un interés doble que no plantea ningún conflicto significativo.
C. Procedimientos para abordar una COI determinada
1. Si se revela o se determina la existencia de un conflicto de intereses según lo anterior, la persona interesada quedará excluida de cualquier parte de la reunión en la que se debata o se vote sobre el asunto.
2. En el acta de la reunión se reflejarán todas las abstenciones en los debates y las votaciones.
3. Un miembro que tenga un conflicto de intereses no participará en el procedimiento de reclamación ni como orientador ni en el equipo de planificación de la investigación.
4. En caso de que el GEC quiera conocer la opinión de un miembro que se haya abstenido de participar en el debate,
la justificación para aceptar dicha opinión debe quedar reflejada en el acta de la reunión
.
IV. Infracciones de la política de COI
A. Interés no revelado – Si cualquier miembro del CEG tiene motivos razonables para creer que cualquier otro miembro no reveló un interés:
1. El miembro que tenga motivos para ello deberá ponerse en contacto con el miembro en cuestión para aclarar el asunto.
2. Si se determina que se trata de un interés, la persona interesada lo comunicará al GEC lo antes posible.
3. Si el miembro que alega la causa y el miembro en cuestión no se ponen de acuerdo sobre el «Interés», el asunto se someterá al GEC para que lo debata y tome una decisión.
4. Si el miembro con causa y el miembro en cuestión están de acuerdo en que no hay ningún interés que revelar, el asunto no se llevará al CAG.
B. Informes de sospecha de CO I – Si cualquiera de las partes de la denuncia o un miembro de la comunidad en general tiene motivos razonables para creer que un miembro del GEC tiene una COI real o posible en un caso:
1. La persona que tenga motivos para ello deberá comunicar a EPS los motivos de su sospecha a través de la línea directa de reclamaciones de EPS o del formulario web.
2. Si el afiliado en cuestión aún no ha revelado su interés, el Director Ejecutivo de la EPS se pondrá en contacto con él.
a. Si el miembro en cuestión reconoce que existe un conflicto de intereses, deberá comunicarlo al GEC.
b. Si el miembro en cuestión no reconoce que existe un conflicto de intereses, el asunto se someterá al GEC para su debate y resolución.
C. Información insuficiente: si el director ejecutivo de EPS o el GEC consideran que no hay información suficiente para que el GEC pueda evaluar si existe un «Interés», el director ejecutivo llevará a cabo las investigaciones adicionales que requieran las circunstancias.
D. Resolución del GEC: en todos los casos en los que se plantee ante el GEC una omisión de información como la descrita anteriormente, el GEC tomará una resolución de acuerdo con la sección III (B) anterior, «Cómo determinar si existe un conflicto de intereses».
E. Medidas adicionales: el GEC podrá adoptar cualquier medida adicional que considere oportuna.
F. Notificación a la Persona con Causa – El Director Ejecutivo informará a la Persona con Causa si el miembro/Persona Interesada será recusado del caso.
V. Actas de las sesiones
A. Actas – Las actas de las reuniones del GEC contendrán :
1. Documentación de COI:
a. Los nombres de las personas con interés – Aquellas que revelaron o se descubrió que tenían un interés financiero o no financiero relacionado con la COI real o posible, y
b. La naturaleza del interés y cualquier medida adoptada para determinar si existía una COI, y
c. Documentación de la COI – la decisión del GEC sobre si de hecho existía una COI, y
d. El nombre o nombres de las personasque se hayan abstenido de votar yde participar en el debate sobre un caso debido a un conflicto de intereses, de acuerdo con la política de las Guías de Procedimiento de Quejas del GEC.
2. Documentación de quienes no se han abstenido: los nombres de las personas que estuvieron presentes en los debates y votaciones relacionados con cada caso, un resumen del debate y un registro de las votaciones realizadas en relación con los procedimientos.
3. Inclusión de la opinión de un miembro recusado – La justificación para aceptar la opinión de cualquier miembro recusado de la discusión de un caso.
Fecha de entrada en vigor: 24 de mayo de 2022