I. Introduction
Des conflits d’intérêts, réels ou apparents, se produisent parfois dans la conduite des affaires de l’organisation. L’apparence de conflit découlant d’un double intérêt peut être gênante même s’il n’y a en fait aucun conflit. Les dualités d’intérêts se produisent parce que les nombreuses personnes associées aux organisations sont censées avoir, et ont en fait généralement, de multiples affiliations, relations et divers postes de responsabilité et/ou dedirection au sein de la communauté. Dans ces situations, une personne aura parfois des devoirs de loyauté identiques envers deux ou plusieurs organisations ou individus. Cette politique ne vise pas à éliminer les relations et les activités susceptibles de créer une dualité d’intérêts, mais à exiger la divulgation de tout conflit d’intérêts et la récusation de toute partie intéressée dans une décision y afférente.
Objectif A. Établir des procédures visant à : 1 ) promouvoir et garantir une prise de décision éthique, et 2) offrir une protection contre les accusations d’irrégularités impliquant le GEC ou ses membres.
Objectif B. Mettre en place une procédure de signalement des conflits d’intérêts : lorsque des conflits d’intérêts réels ou potentiels surviennent, une procédure est en place en vertu de laquelle la personne concernée doit informer le GEC des faits pertinents relatifs à la situation.
Objectif C. Établir des procédures de récusation : en vertu desquelles les personnes ayant un conflit d’intérêts seront dispensées de discuter et de voter sur ces questions lors des réunions du GEC.
II. Définitions
A. Personne intéressée – Tout membre du GEC qui a un intérêt financier ou non financier direct ou indirect (collectivement “Intérêt”), tel que défini ci-dessous.
1. Intérêt financier – Un membre est considéré comme ayant un intérêt financier s’il a conclu, directement ou indirectement, par le biais d’une activité professionnelle, d’un investissement ou de liens familiaux, un accord de rémunération avec un plaignant, un défendeur, un témoin ou toute autre personne impliquée dans la plainte en question.
2. Intérêt non financier – Un membre a un intérêt non financier si :
a. il a un proche parent (par exemple, conjoint, enfant, petit-enfant, grand-parent, frère ou sœur, tante, oncle ou tout autre lien de parenté de droit ou par alliance) qui est un dénonciateur, une personne visée par la plainte, un témoin ou toute autre personne impliquée dans la plainte
b. entretient une relation personnelle (par exemple, une amitié étroite, une relation amoureuse ou de couple, une relation de mentorat) avec un plaignant, un mis en cause, un témoin ou toute autre personne impliquée dans la plainte.
c. a un quelconque parti pris — positif ou négatif — à l’égard d’un plaignant, d’un mis en cause, d’un témoin ou de toute autre personne impliquée dans la plainte (par exemple, un sentiment dedette ou de loyauté, ou encore d’hostilité ou d’animosité), fondé sur une expérience antérieure avec cette personne ou sur une connaissance personnelle de celle-ci.
B. Conflit d’intérêts (COI)
Il y a conflit d’intérêts lorsqu’un membre du GEC a un intérêt, tel que décrit ci-dessus, suffisamment important pour influencer sa participation aux débats, à la prise de décision ou au vote concernant la plainte en question.
C. Partie à la plainte : un journaliste, un défendeur, un témoin ou toute autre personne concernée par la plainte.
D. Déclarant – La personne qui a déposé une plainte.
E. Défendeur – La personne visée par la plainte.
F. Témoin – Une personne qui a observé ou qui peut fournir des informations concernant la plainte.
III. Procédures
A. Obligation de divulgation
1. Dans le cadre d’une CI réelle ou possible, une personne intéressée doit divulguer l’intérêt et avoir la possibilité de divulguer tous les faits importants au GEC.
a. Lorsqu’une nouvelle plainte est soumise à l’examen du GEC, le président de la réunion identifie toutes les parties concernées par la plainte et donne aux membres susceptibles d’être en situation de conflit d’intérêts la possibilité de signaler l’existence de ce conflit.
b. Un membre peut signaler un éventuel conflit d’intérêts au GEC, en fournissant ou non des précisions sur cet intérêt.
2. Suite à cette divulgation, la personne concernée peut demander à être récusée et refuser de participer en tant que guide dans le cadre de la procédure de plainte en invoquant ce conflit d’intérêts.
3. Si la personne concernée ne choisit pas de se récuser, le GEC déterminera s’il existe un conflit d’intérêts selon les modalités suivantes.
B. Déterminer l’existence d’une information sur les pays d’origine
1. La personne intéressée Il pourra leur être demandé de fournir des précisions supplémentaires concernant ce conflit d’intérêts potentiel. Le cas échéant, il pourra leur être demandé de quitter la réunion du GEC pendant que la question de l’existence d’un conflit d’intérêts fait l’objet d’une discussion et d’un vote.
2. Le GEC déterminera s’il existe un conflit d’intérêts ( suffisamment important pour influencer la prise de décision de la personne concernée) ou s’il s’agit d’un double intérêt ne présentant pas de conflit significatif.
C. Procédures de traitement d’une CI déterminée
1. Si un conflit d’intérêts est signalé ou constaté conformément à ce qui précède, la personne concernée sera écartée de toute partie de la réunion au cours de laquelle cette affaire sera débattue ou fera l’objet d’un vote.
2. Le procès-verbal de la réunion fera état de toutes les abstentions lors des débats et des votes.
3. Un membre se trouvant en situation de conflit d’intérêts ne participera pas à la procédure de plainte en tant que conseiller ni au sein de l’équipe chargée de la planification de l’enquête.
4. Si le GEC souhaite recueillir l’avis d’un membre qui s’est récusé de la discussion,
la justification de la prise en compte de cet avis doit figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’
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IV. Violations de la politique d’information sur les pays d’origine
A. Intérêt non divulgué – Si un membre du GEC a un motif raisonnable de croire qu’un autre membre n’a pas divulgué un intérêt :
1. Le membre ayant un motif valable doit prendre contact avec le membre concerné afin de clarifier la situation.
2. Si un intérêt est identifié, la personne concernée en informera le GEC dès que possible.
3. Si le membre ayant un motif valable et le membre concerné ne parviennent pas à s’entendre sur la question d’intérêt, celle-ci sera soumise au GEC pour discussion et décision.
4. Si le membre motivé et le membre concerné conviennent qu’ il n’y a aucun intérêt à divulguer, l’affaire ne sera pas portée devant le GEC.
B. Rapports de soupçons de conflits d’intérêts – Si une partie à la plainte ou un membre de la communauté en général a des raisons de croire qu’un membre du GEC a un conflit d’intérêts réel ou possible dans une affaire :
1. La personne ayant des motifs valables doit informer l’EPS des éléments justifiant cette conviction via la ligne d’assistance dédiée aux plaintes de l’EPS ou le formulaire en ligne.
2. Si le membre concerné n’a pas déjà divulgué son intérêt, le directeur exécutif du SPE prendra contact avec lui.
a. Si le membre concerné reconnaît l’existence d’un conflit d’intérêts, celui-ci doit être signalé au GEC.
b. Si le membre concerné ne reconnaît pas l’existence d’un conflit d’intérêts, la question sera soumise au GEC pour examen et décision.
C. Informations insuffisantes – Si le directeur exécutif de l’EPS ou le GEC estime que les informations disponibles sont insuffisantes pour permettre au GEC d’évaluer s’il existe un « intérêt », le directeur exécutif mènera une enquête complémentaire, selon ce que les circonstances justifient.
D. Décision du GEC – Dans tous les cas où une omission de déclaration telle que décrite ci-dessus est portée à la connaissance du GEC, celui-ci rendra sa décision conformément à la section III (B) ci-dessus, intitulée « Déterminer s’il existe un conflit d’intérêts ».
E. Mesures supplémentaires – Le GEC peut prendre toute mesure supplémentaire qu’il jugera appropriée.
F. Notification à la personne motivée – Le directeur exécutif informera la personne motivée si le membre/personne intéressée sera récusé de l’affaire.
V. Comptes rendus des débats
A. Procès-verbal – Le procès-verbal de la réunion du CEG contient :
1. Documentation du COI :
a. Les noms des personnes ayant un intérêt – Celles qui ont divulgué ou dont on a découvert qu’elles avaient un intérêt financier ou non financier lié à une CI réelle ou possible, et
b. La nature de l’intérêt, et toute mesure prise pour déterminer si une CI était présente, et
c. Documentation de l’information sur les pays d’origine – décision du GEC quant à l’existence d’une information sur les pays d’origine, et
d. Le(s) nom(s) de toute personnes’étant abstenue de voter etde participer aux délibérations sur une affaire en raison d’un conflit d’intérêts, conformément à la politique relative aux guides de procédure de traitement des plaintes du GEC.
2. Documentation relative aux personnes n’ayant pas fait l’objet d’une récusation : les noms des personnes présentes lors des délibérations et des votes concernant chaque affaire, un résumé des délibérations et un compte rendu des votes exprimés dans le cadre de la procédure.
3. Inclusion de l’opinion du membre récusé – La justification de l’acceptation de l’opinion de tout membre récusé de la discussion sur une affaire.
Date d’entrée en vigueur : 24 mai 2022