Politique en matière de conflits d’intérêts
I. Introduction
Des conflits d’intérêts, réels ou apparents, se produisent parfois dans la conduite des affaires de l’organisation. L’apparence de conflit découlant d’un double intérêt peut être gênante même s’il n’y a en fait aucun conflit. Les dualités d’intérêts se produisent parce que les nombreuses personnes associées aux organisations sont censées avoir, et ont en fait généralement, de multiples affiliations, relations et divers postes de responsabilité et/ou dedirection au sein de la communauté. Dans ces situations, une personne aura parfois des devoirs de loyauté identiques envers deux ou plusieurs organisations ou individus. Cette politique ne vise pas à éliminer les relations et les activités susceptibles de créer une dualité d’intérêts, mais à exiger la divulgation de tout conflit d’intérêts et la récusation de toute partie intéressée dans une décision y afférente.
Objectif A. Établir des procédures qui : 1) promouvoir et garantir une prise de décision éthique, et 2) Offrir une protection contre les accusations d’irrégularités impliquant le GEC ou ses membres.
Objectif B. Fournir un processus de divulgation des conflits : En cas de conflit d’intérêts réel ou potentiel, il existe un processus en vertu duquel la personne concernée informe le GEC des faits pertinents concernant la situation.
Objectif C. Établir des procédures de récusation : en vertu desquelles les personnes ayant un conflit d’intérêts seront dispensées de discuter et de voter sur ces questions lors des réunions du GEC.
II. Définitions
A. Personne intéressée – Tout membre du GEC qui a un intérêt financier ou non financier direct ou indirect (collectivement “Intérêt”), tel que défini ci-dessous.
1. Intérêt financier – Un membre a un intérêt financier s’il a, directement ou indirectement, par le biais d’une entreprise, d’un investissement ou de sa famille, un accord de compensation avec un rapporteur, un défendeur, un témoin ou toute autre personne impliquée dans la plainte en question.
2. Intérêt non-financier – Un membre a un intérêt non-financier si le membre :
a. a un membre de sa famille proche (par exemple, un conjoint, un enfant, un petit-enfant, un grand-parent, un frère ou une sœur, une tante, un oncle ou une relation similaire par la loi ou le mariage) qui est un rapporteur, un défendeur, un témoin ou toute autre personne impliquée dans la plainte.
b. a une relation personnelle (par exemple, une amitié étroite, une relation amoureuse/partenariale, une relation mentor-mentoré) avec un rapporteur, un défendeur, un témoin ou toute autre personne impliquée dans la plainte.
c. a des préjugés – positifs ou négatifs – à l’égard d’un rapporteur, d’un défendeur, d’un témoin ou de toute autre personne impliquée dans la plainte (par exemple, des sentiments de dette/loyauté ou d’hostilité/animosité), sur la base d’une expérience antérieure ou d’une connaissance personnelle de cette personne.
B. Conflit d’intérêts (COI)
Un conflit d’intérêts existe lorsqu’un membre du GEC a un intérêt, tel que décrit ci-dessus, suffisamment important pour influencer sa contribution à la discussion, à la prise de décision ou au vote concernant la plainte en question.
C. Partie à la plainte – Un rapporteur, un défendeur, un témoin ou toute autre personne impliquée dans la plainte.
D. Rapporteur – La personne qui a déposé une plainte.
E. Défendeur – La personne qui fait l’objet de la plainte.
F. Témoin – Une personne qui a observé ou qui peut fournir des informations concernant la plainte.
III. Procédures
A. Obligation de divulgation
1. Dans le cadre d’une CI réelle ou possible, une personne intéressée doit divulguer l’intérêt et avoir la possibilité de divulguer tous les faits importants au GEC.
a. Lorsqu’une nouvelle plainte est soumise à l’examen du GEC, le président de la réunion identifie toutes les parties concernées par la plainte et offre la possibilité aux membres ayant un éventuel intérêt personnel de divulguer l’existence de cet intérêt.
b. A Le membre peut divulguer un éventuel COI avec ou sans fournir les détails de l’intérêt au GEC.
2. Avec cette divulgation, la personne intéressée peut demander à être récusée et refuser de participer en tant que guide pour la procédure de plainte en raison de son conflit d’intérêts.
3. Si la personne intéressée ne choisit pas de se récuser, le CEG détermine s’il existe un conflit d’intérêts comme suit.
B. Déterminer l’existence d’une information sur les pays d’origine
1. La personne intéressée peuvent être invités à fournir des détails supplémentaires sur les conflits d’intérêts potentiels. Dans ce cas, il peut leur être demandé de quitter la réunion du GEC pendant que la détermination d’un COI est discutée et votée.
2. Le GEC déterminera s’il existe un COI (suffisamment important pour affecter la prise de décision de la personne intéressée) ou s’il s’agit d’un double intérêt ne présentant aucun conflit significatif.
C. Procédures de traitement d’une CI déterminée
1. Si un conflit d’intérêts est divulgué ou déterminé comme indiqué ci-dessus, la personne intéressée sera récusée de tout segment de réunion où le cas est discuté ou fait l’objet d’un vote.
2. Le procès-verbal de la réunion reflétera toutes les récusations de la discussion et du vote.
3. Un membre ayant un conflit d’intérêts ne participera pas à la procédure de plainte en tant que guide ou dans l’équipe de planification des enquêtes.
4. Dans le cas où le CEG souhaite obtenir l’avis d’un membre récusé lors de la discussion,
la justification de l’acceptation de cet avis doit être reflétée dans le procès-verbal de l’assemblée générale.
réunion.
IV. Violations de la politique d’information sur les pays d’origine
A. Intérêt non divulgué – Si un membre du GEC a un motif raisonnable de croire qu’un autre membre n’a pas divulgué un intérêt :
1. Le membre en cause doit prendre contact avec le membre concerné pour clarifier la situation.
2. S’il s’avère qu’il s’agit d’un intérêt, la personne intéressée le révélera au GEC dans les meilleurs délais.
3. Si le membre motivé et le membre concerné ne sont pas d’accord sur l’intérêt, la question sera portée devant le GEC pour discussion et détermination.
4. Si le membre motivé et le membre concerné conviennent qu’ il n’y a aucun intérêt à divulguer, l’affaire ne sera pas portée devant le GEC.
B. Rapports de soupçons de conflits d’intérêts – Si une partie à la plainte ou un membre de la communauté en général a des raisons de croire qu’un membre du GEC a un conflit d’intérêts réel ou possible dans une affaire :
1. La personne en cause doit informer le SPE du fondement de cette croyance via la ligne d’assistance téléphonique ou le formulaire Web du SPE.
2. Si le membre concerné n’a pas déjà divulgué son intérêt, le directeur exécutif du SPE prendra contact avec lui.
a. Si le membre concerné convient de l’existence d’un intérêt, celui-ci est divulgué au GEC.
b. Si le membre concerné n’est pas d’accord sur l’existence d’un intérêt, l’affaire sera portée devant le GEC pour discussion et détermination.
C. Information insuffisante – Si le DE de la SPE ou le CGE estime que l’information est insuffisante pour permettre au CGE d’évaluer l’existence d’un intérêt, le DE procède à une enquête plus approfondie si les circonstances le justifient.
D. Détermination par le GEC – Dans tous les cas où une non-divulgation telle que décrite ci-dessus est portée devant le GEC, ce dernier prendra sa décision conformément à la section III (B) ci-dessus, “Déterminer l’existence d’un COI”.
E. Mesures supplémentaires – Le GEC peut prendre toute mesure supplémentaire qu’il juge appropriée.
F. Notification à la personne motivée – Le directeur exécutif informera la personne motivée si le membre/personne intéressée sera récusé de l’affaire.
V. Comptes rendus des débats
A. Procès-verbal – Le procès-verbal de la réunion du CEG contient :
1. Documentation du COI :
a. Les noms des personnes ayant un intérêt – Celles qui ont divulgué ou dont on a découvert qu’elles avaient un intérêt financier ou non financier lié à une CI réelle ou possible, et
b. La nature de l’intérêt, et toute mesure prise pour déterminer si une CI était présente, et
c. Documentation de l’information sur les pays d’origine – décision du GEC quant à l’existence d’une information sur les pays d’origine, et
d. Le(s) nom(s) de toute personne récusée du vote et de la discussion sur une affaire en raison d’un COI conformément à la politique des guides de procédure de plainte du GEC.
2. Documentation des non-récusés – Les noms des personnes qui étaient présentes lors des discussions et des votes relatifs à chaque cas, un résumé de la discussion et un compte rendu de tous les votes effectués dans le cadre de la procédure.
3. Inclusion de l’opinion du membre récusé – La justification de l’acceptation de l’opinion de tout membre récusé de la discussion sur une affaire.
Date d’entrée en vigueur : 24 mai 2022