I. Einleitung
Bei der Durchführung von Organisationsangelegenheiten treten manchmal sowohl tatsächliche als auch scheinbare Interessenkonflikte auf. Der Anschein eines Interessenkonflikts, der sich aus doppelten Interessen ergibt, kann problematisch sein, selbst wenn es in Wirklichkeit gar keinen Konflikt gibt. Interessendivergenzen treten auf, weil man davon ausgehen sollte, dass die vielen Personen, die mit den Organisationen in Verbindung stehen, in der Regel mehrere Verbindungen, Beziehungen und verschiedene Verantwortungs- und/oderFührungspositionen innerhalb der Gemeinschaft haben, was auch tatsächlich der Fall ist. In diesen Situationen hat eine Person manchmal identische Loyalitätspflichten gegenüber zwei oder mehreren Organisationen oder Personen. Diese Politik zielt nicht darauf ab, Beziehungen und Tätigkeiten auszuschließen, die zu einer Interessenkonfliktsituation führen können, sondern verlangt die Offenlegung von Interessenkonflikten und den Ausschluss der betroffenen Partei von einer diesbezüglichen Entscheidung.
Zweck A. Einführung von Verfahren, die: 1) eine ethische Entscheidungsfindung fördern und sicherstellen und 2) Schutz vor Anschuldigungen, die das GEC oder seine Mitglieder betreffen, bieten.
Zweck B. Bereitstellung eines Verfahrens zur Offenlegung von Konflikten: Für den Fall, dass tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte auftreten, gibt es ein Verfahren, nach dem die betroffene Person das GEC über die relevanten Fakten der Situation informiert.
Zweck C. Festlegung von Ausschlussverfahren, nach denen Personen, die sich in einem Interessenkonflikt befinden, von der Diskussion und Abstimmung über solche Angelegenheiten bei Sitzungen des GEC ausgeschlossen werden.
II. Definitionen
A. Interessierte Person – Jedes Mitglied des GEC, das ein direktes oder indirektes finanzielles oder nicht-finanzielles Interesse hat (zusammenfassend “Interesse”), wie unten definiert.
1. Finanzielles Interesse – Ein Mitglied hat ein finanzielles Interesse, wenn es direkt oder indirekt über ein Geschäft, eine Investition oder eine Familie eine Vergütungsvereinbarung mit einem Berichterstatter, Beklagten, Zeugen oder einer anderen Person hat, die an der vorliegenden Beschwerde beteiligt ist.
2. Nichtfinanzielles Interesse – Ein Mitglied hat ein nichtfinanzielles Interesse, wenn das Mitglied:
a. ein enges Familienmitglied (z. B. Ehepartner, Kind, Enkel, Großeltern, Geschwister, Tante, Onkel oder eine ähnliche gesetzliche/ehelicheBeziehung) hat, das ein Berichterstatter, Beklagter, Zeuge oder eine andere in die Beschwerde verwickelte Person ist
b. eine persönliche Beziehung (z. B. enge Freundschaft, Liebesbeziehung/Partnerschaft, Mentor-Mentee-Beziehung) zu einem Berichterstatter, Beklagten, Zeugen oder einer anderen in die Beschwerde verwickelten Person hat.
c. eine – positive oder negative – Voreingenommenheit gegenüber einem Anzeiger, Beschwerdegegner, Zeugen oder einer anderen in die Beschwerde involvierten Person hat (z. B. Gefühle der Schuldigkeit/Loyalitätoder Feindseligkeit/Animus), die auf früheren Erfahrungen mit dieser Person oder deren persönlicher Kenntnis beruhen.
B. Interessenkonflikt (COI)
Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn ein Mitglied des GEC ein Interesse im oben beschriebenen Sinne hat, das so groß ist, dass es seine Beiträge zur Diskussion, Entscheidungsfindung oder Abstimmung über die betreffende Beschwerde beeinflusst.
C. Partei in der Beschwerde – Ein Anzeiger, Beklagter, Zeuge oder eine andere Person, die an der Beschwerde beteiligt ist.
D. Reporter – Die Person, die eine Beschwerde eingereicht hat.
E. Beklagter – Die Person, gegen die die Beschwerde gerichtet ist.
F. Zeuge – Eine Person, die die Beschwerde beobachtet hat oder die Informationen über die Beschwerde liefern kann.
III. Verfahren
A. Pflicht zur Offenlegung
1. Im Zusammenhang mit einer tatsächlichen oder möglichen COI muss eine interessierte Person ihr Interesse offenlegen und die Möglichkeit erhalten, dem GEC alle wesentlichen Fakten mitzuteilen.
a. Wenn dem GEC eine neue Beschwerde zur Prüfung vorgelegt wird, benennt der Vorsitzende der Sitzung alle an der Beschwerde beteiligten Parteien und bietet den Mitgliedern mit einer möglichen COI die Möglichkeit, die Existenz des Interesses offenzulegen.
b. Ein Mitglied kann eine mögliche COI mit oder ohne Angabe von Einzelheiten des Interesses gegenüber dem GEC offenlegen.
2. Mit dieser Offenlegung kann die betroffene Person die Ablehnung der Teilnahme am Beschwerdeverfahren auf der Grundlage der COI beantragen und ablehnen.
3. Entscheidet sich die betroffene Person nicht dafür, sich der Stimme zu enthalten, entscheidet das GEC wie folgt, ob eine Interessenkollision vorliegt.
B. Feststellung, ob eine COI vorliegt
1. Die interessierte Person können aufgefordert werden, weitere Einzelheiten zu den potenziellen COI anzugeben. In diesem Fall können sie aufgefordert werden, die Sitzung des GEC zu verlassen, während die Feststellung einer COI diskutiert und abgestimmt wird.
2. Der GEC entscheidet, ob ein COI vorliegt (groß genug, um die Entscheidungsfindung der interessierten Person zu beeinflussen) oder ob es sich um einen doppelten Interessenkonflikt handelt, der keinen signifikanten Konflikt darstellt.
C. Verfahren für den Umgang mit einer festgestellten COI
1. Wenn eine COI wie oben beschrieben offengelegt oder festgestellt wird, wird die betroffene Person von allen Sitzungsabschnitten ausgeschlossen, in denen der Fall erörtert oder über ihn abgestimmt wird.
2. Im Sitzungsprotokoll werden alle Ablehnungen von der Beratung und Abstimmung festgehalten.
3. Ein Mitglied mit einer COI nimmt nicht am Beschwerdeverfahren als Berater oder im Untersuchungsplanungsteam teil.
4. Für den Fall, dass der GEC die Stellungnahme eines von der Diskussion ausgeschlossenen Mitglieds wünscht,
die Begründung für die Annahme dieses Gutachtens muss in das Protokoll der Sitzung aufgenommen werden
Treffen.
IV. Verstöße gegen die COI-Politik
A. Nicht offengelegte Interessen – Wenn ein Mitglied des GEC begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass ein anderes Mitglied ein Interesse nicht offengelegt hat:
1. Das Mitglied, das den Anlass gegeben hat, wendet sich an das betreff ende Mitglied, um die Angelegenheit zu klären.
2. Wenn sich herausstellt, dass es sich um ein Interesse handelt, wird die interessierte Person dies dem GEC bei nächster Gelegenheit mitteilen.
3. Sind sich das Mitglied, das einen Grund hat, und das Mitglied, das Bedenken hat, nicht einig über das Interesse, wird die Angelegenheit dem GEC zur Diskussion und Entscheidung vorgelegt.
4. Sind sich das betroffene Mitglied und das Mitglied, das Anlass zur Besorgnis gibt, darüber einig, dass kein Interesse an der Offenlegung besteht, wird die Angelegenheit nicht vor den GEC gebracht.
B. Berichte über mutmaßliche COI – Wenn eine an der Beschwerde beteiligte Partei oder ein Mitglied der Allgemeinheit berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass ein Mitglied des GEC eine tatsächliche oder mögliche COI in einem Fall hat:
1. Der Betroffene muss EPS über die EPS-Beschwerde-Hotline oder das Webformular über die Gründe für diese Annahme informieren.
2. Wenn das betreffende Mitglied sein Interesse nicht bereits offengelegt hat, wird der EPS-Exekutivdirektor das betreffende Mitglied kontaktieren.
a. Stimmt das betreffende Mitglied dem Vorliegen eines Interesses zu, so ist dies dem GEC mitzuteilen.
b. Stimmt das betroffene Mitglied nicht zu, dass ein Interesse besteht, wird die Angelegenheit dem GEC zur Diskussion und Entscheidung vorgelegt.
C. Unzureichende Informationen – Stellt entweder der ED von EPS oder der GEC fest, dass dem GEC keine ausreichenden Informationen zur Verfügung stehen, um zu beurteilen, ob ein Interesse besteht, führt der ED weitere Untersuchungen durch, die durch die Umstände gerechtfertigt sind.
D. Feststellung des GEC – In allen Fällen, in denen dem GEC eine Geheimhaltung wie oben beschrieben vorgelegt wird, trifft das GEC seine Feststellung gemäß Abschnitt III (B) oben, “Feststellung, ob eine COI vorliegt”.
E. Zusätzliche Maßnahmen – Der GEC kann alle zusätzlichen Maßnahmen ergreifen, die er für angemessen hält.
F. Benachrichtigung der betroffenen Person – Der Exekutivdirektor teilt der betroffenen Person mit, ob das Mitglied/die betroffene Person von dem Fall ausgeschlossen wird.
V. Aufzeichnungen über das Verfahren
A. Protokoll – Das Protokoll der GEC-Sitzung muss Folgendes enthalten :
1. Dokumentation von COI:
a. Die Namen der Personen mit Interesse – Diejenigen, die ein finanzielles oder nicht finanzielles Interesse im Zusammenhang mit tatsächlichen oder möglichen COI offengelegt haben oder bei denen auf andere Weise ein solches Interesse festgestellt wurde, und
b. die Art des Interesses und alle Maßnahmen, die ergriffen wurden, um festzustellen, ob eine COI vorlag, und
c. Dokumentation der COI – die Entscheidung des GEC, ob tatsächlich eine COI vorliegt, und
d. Name(n) aller Personen, die gemäß der GEC-Richtlinie über das Beschwerdeverfahren von der Abstimmung und der Diskussion über einen Fall aufgrund einer COI ausgeschlossen sind.
2. Dokumentation der unentschuldigten Abwesenheit – Die Namen der Personen, die bei den Beratungen und Abstimmungen zu jedem Fall anwesend waren, eine Zusammenfassung der Beratungen und eine Aufzeichnung der Abstimmungen, die im Zusammenhang mit den Beratungen durchgeführt wurden.
3. Einbeziehung der Stellungnahme eines ausgeschlossenen Mitglieds – Die Begründung für die Annahme der Stellungnahme eines Mitglieds, das von der Diskussion über einen Fall ausgeschlossen wurde.
Datum des Inkrafttretens: Mai 24, 2022