I. Введение
При ведении организационных дел иногда возникают как реальные, так и кажущиеся конфликты интересов. Возникновение конфликта, обусловленного двойными интересами, может быть неприятным, даже если на самом деле никакого конфликта нет. Двойственность интересов возникает потому, что многие лица, связанные с организациями, должны иметь, и на самом деле, как правило, имеют многочисленные связи, отношения и различные ответственные и/илируководящие должности в сообществе. В таких ситуациях человек иногда имеет идентичные обязанности лояльности по отношению к двум или более организациям или лицам. Эта политика не направлена на устранение отношений и деятельности, которые могут создать двойственность интересов, но требует раскрытия любых конфликтов интересов и отвода любой заинтересованной стороны при принятии решения, связанного с ними.
Цель A. Установить процедуры, которые будут: 1) Продвигать и обеспечивать принятие этических решений, и 2) Обеспечить защиту от обвинений в неправомерности действий ГЭК или ее членов.
Цель B. Обеспечить процесс раскрытия конфликтов: При возникновении фактических или потенциальных конфликтов интересов существует процесс, в рамках которого затронутое лицо информирует ГЭК о соответствующих фактах, касающихся данной ситуации.
Цель C. Установить процедуры самоотвода: согласно которым лица, имеющие конфликт интересов, будут освобождены от обсуждения и голосования по таким вопросам на заседаниях ГЭК.
II. Определения
A. Заинтересованное лицо – любой член ГЭК, имеющий прямой или косвенный финансовый или нефинансовый интерес (в совокупности “Интерес”), как определено ниже.
1. Финансовый интерес – Член имеет финансовый интерес, если он прямо или косвенно, через бизнес, инвестиции или семью, имеет договоренность о компенсации с докладчиком, ответчиком, свидетелем или другим лицом, вовлеченным в рассматриваемую жалобу.
2. Нефинансовый интерес – Член имеет нефинансовый интерес, если он:
a. имеет близкого члена семьи (например, супруга, ребенка, внука, бабушку, дедушку, брата или сестру, тетю, дядю или аналогичного родственника по закону/браку), который является заявителем, ответчиком, свидетелем или другим лицом, вовлеченным в рассмотрение жалобы
b. имеет личные отношения (например, близкая дружба, романтические/партнерскиеотношения, отношения наставника и подопечного) с репортером, ответчиком, свидетелем или другим лицом, вовлеченным в жалобу.
c. имеет какие-либо предубеждения – положительные или отрицательные – в отношении репортера, ответчика, свидетеля или другого лица, вовлеченного в жалобу (например, чувство долга/лояльностиили враждебности/анимуса), основанные на предыдущем опыте общения с этим лицом или личном знании о нем.
B. Конфликт интересов (ИСП)
Конфликт интересов возникает, когда член ГЭК имеет описанный выше интерес, достаточно большой, чтобы повлиять на его вклад в обсуждение, принятие решения или голосование по рассматриваемой жалобе.
C. Сторона в жалобе – Докладчик, ответчик, свидетель или любое другое лицо, вовлеченное в жалобу.
D. Докладчик – лицо, подавшее жалобу.
E. Ответчик – лицо, являющееся предметом жалобы.
F. Свидетель – лицо, которое наблюдало или может предоставить информацию относительно жалобы.
III. Процедуры
A. Обязанность раскрывать информацию
1. В связи с любой фактической или возможной ИСП Заинтересованное лицо должно раскрыть Заинтересованность и получить возможность раскрыть все существенные факты перед ГЭК.
a. Когда любая новая жалоба выносится на рассмотрение ГЭК, председатель заседания называет все стороны жалобы и предоставляет возможность членам ГЭК с возможной ИСП сообщить о наличии заинтересованности.
b. Член Комитета может раскрыть возможную ИСП с предоставлением или без предоставления подробной информации об Интересе в ГЭК.
2. При таком раскрытии информации Заинтересованное лицо может запросить самоотвод и отказаться от участия в качестве Руководителя процедуры рассмотрения жалобы на основании ИСП.
3. Если Заинтересованное лицо не решило взять самоотвод, ГЭК должна определить наличие ИСП следующим образом.
B. Определение наличия ИСП
1. Заинтересованное лицо могут попросить предоставить более подробную информацию о потенциальной ИСП. В этом случае их могут попросить покинуть заседание ГЭК на время обсуждения и голосования по определению ИСП.
2. ГЭК определит, существует ли ИСП (достаточно большая, чтобы повлиять на принятие решения Заинтересованным лицом) или ситуация представляет собой двойные интересы, не представляющие существенного конфликта.
C. Процедуры для решения проблемы установленной ИСП
1. Если ИСП раскрыта или определена в соответствии с вышеизложенным, Заинтересованное лицо будет отстранено от участия в любом сегменте заседания, на котором обсуждается или голосуется дело.
2. В протоколе заседания будут отражены все самоотводы от участия в обсуждении и голосовании.
3. Член организации с ИСП не будет участвовать в процедуре рассмотрения жалоб в качестве гида или в составе группы планирования расследования.
4. В случае, если ГЭК желает услышать мнение члена, который взял самоотвод от обсуждения,
обоснование для принятия этого мнения должно быть отражено в протоколе
встреча.
IV. Нарушения политики в отношении ИСП
A. Нераскрытый интерес – Если любой член ГЭК имеет разумные основания полагать, что любой другой член ГЭК не раскрыл свой интерес:
1. Член, имеющий основания, должен связаться с членом, вызывающим беспокойство, чтобы прояснить вопрос.
2. Если выяснится, что это Заинтересованное лицо, Заинтересованное лицо при первой же возможности сообщит об этом в ГЭК.
3. Если член, имеющий основание, и член, вызывающий беспокойство, не согласны в отношении Интереса, вопрос выносится на обсуждение и решение ГЭК.
4. Если член, имеющий основания, и член, вызывающий обеспокоенность, согласны с тем, что нет никаких интересов для раскрытия информации, вопрос не будет вынесен на рассмотрение ГЭК.
B. Сообщения о подозреваемой ИСП – Если любая сторона в жалобе или член общества в целом имеет разумные основания полагать, что член ГЭК имеет фактическую или возможную ИСП в деле:
1. Лицо, имеющее основание, должно сообщить EPS об основаниях для такого убеждения по горячей линии EPS или через веб-форму.
2. Если заинтересованное лицо еще не раскрыло свою заинтересованность, исполнительный директор EPS свяжется с заинтересованным лицом.
a. Если заинтересованный член соглашается с наличием Интереса, он должен сообщить об этом в ГЭК.
b. Если заинтересованный член не согласен с наличием заинтересованности, вопрос выносится на обсуждение и решение ГЭК.
C. Недостаточная информация – Если ИД ЭПС или ГЭК определяют, что информации недостаточно для оценки ГЭК наличия Заинтересованности, ИД должен провести дальнейшее расследование в соответствии с обстоятельствами.
D. Определение ГЭК – Во всех случаях, когда описанное выше неразглашение доводится до сведения ГЭК, ГЭК выносит свое определение в соответствии с разделом III (B) выше, “Определение наличия ИСП”.
E. Дополнительные действия – ГЭК может предпринять любые дополнительные действия, которые сочтет необходимыми.
F. Уведомление лица, имеющего основания – Исполнительный директор информирует лицо, имеющее основания, о том, будет ли член/заинтересованное лицо отстранено от участия в деле.
V. Протоколы заседаний
A. Протокол – Протокол заседания ГЭК должен содержать :
1. Документирование ИСП:
a. Имена лиц с интересом – тех, кто раскрыл или иным образом был уличен в наличии финансового или нефинансового интереса, связанного с фактической или возможной ИСП, и
b. Характер интереса и любые действия, предпринятые для определения наличия ИСП, и
c. Документирование ИСП – решение ГЭК о том, существует ли ИСП на самом деле, и
d. Имя (имена) любых лиц, отстранившихся от голосования и обсуждения дела в связи с ИСП в соответствии с политикой Руководства по процедуре рассмотрения жалоб ГЭК.
2. Документация о неявке – Имена лиц, присутствовавших при обсуждении и голосовании по каждому делу, краткое изложение обсуждения и запись любых голосований, проведенных в связи с данным разбирательством.
3. Включение мнения члена, взявшего самоотвод – Обоснование для принятия мнения любого члена, взявшего самоотвод от обсуждения дела.
Дата вступления в силу: 24 мая 2022 года