I. Introdução
Os conflitos de interesses, tanto reais como aparentes, ocorrem por vezes durante a condução dos assuntos organizacionais. A aparência de conflito resultante de interesses duplos pode ser problemática mesmo que não exista de facto qualquer conflito. As dualidades de interesses ocorrem porque é de esperar que as muitas pessoas associadas às organizações tenham, e de facto têm geralmente, múltiplas filiações, relações e várias posições de responsabilidade e/ouliderança na comunidade. Nestas situações, uma pessoa terá por vezes deveres idênticos de lealdade para com duas ou mais organizações ou indivíduos. Esta política não foi concebida para eliminar relações e actividades que possam criar uma dualidade de interesses, mas para exigir a divulgação de quaisquer conflitos de interesses e a recusa de qualquer parte interessada numa decisão relacionada com os mesmos.
Objectivo A. Estabelecer procedimentos que: 1) Promover e assegurar a tomada de decisões éticas, e 2) Oferecer protecção contra acusações de impropriedade que envolvam o GEC ou os seus membros.
Objectivo B. Proporcionar um processo de divulgação de conflitos: Quando surgem conflitos de interesses reais ou potenciais, existe um processo ao abrigo do qual a pessoa afectada informará o GEC sobre os factos relevantes relativos à situação.
Objectivo C. Estabelecer procedimentos de recusa: ao abrigo dos quais os indivíduos que tenham um conflito de interesses serão dispensados da discussão e votação de tais assuntos nas reuniões do GEC.
II. Definições
A. Pessoa Interessada – Qualquer membro do GEC que tenha um interesse financeiro ou não financeiro, directo ou indirecto (colectivamente “Interesse”), conforme definido abaixo.
1. Interesse financeiro – Um membro tem um interesse financeiro se tiver, directa ou indirectamente, através de negócios, investimentos ou família, um acordo de compensação com um Relator, Respondente, Testemunha ou outra pessoa envolvida na queixa em questão.
2. Interesse não financeiro – Um membro tem um interesse não financeiro se o membro:
a. tem um familiar próximo (por exemplo, cônjuge, filho, neto, avô, irmão, tia, tio ou parente legal/casalsemelhante) que seja um Denunciante, Respondente, Testemunha ou outra pessoa envolvida na Queixa
b. tem uma relação pessoal (por exemplo, amizade íntima, relação romântica/parceria, relação de mentor-mentorando) com um Denunciante, Respondente, Testemunha ou outra pessoa envolvida na Denúncia.
c. tiver qualquer preconceito – positivo ou negativo – em relação a um denunciante, inquirido, testemunha ou outra pessoa envolvida na queixa (por exemplo, sentimentos de dívida/lealdadeou hostilidade/animus), com base na experiência anterior ou no conhecimento pessoal desse indivíduo.
B. Conflito de interesses (COI)
Existe um conflito de interesses quando um membro do GEC tem um interesse, conforme descrito acima, suficientemente grande para influenciar as suas contribuições para a discussão, tomada de decisão ou votação relativamente à Queixa em questão.
C. Parte na queixa – Um denunciante, inquirido, testemunha ou qualquer outra pessoa envolvida na queixa.
D. Relator – A pessoa que apresentou uma queixa.
E. Requerido – A pessoa que é objecto da queixa.
F. Testemunha – Uma pessoa que observou ou que pode fornecer informações sobre a Queixa.
III. Procedimentos
A. Dever de divulgação
1. Em relação a qualquer COI real ou possível, uma Pessoa Interessada deve divulgar o Interesse e ter a oportunidade de divulgar todos os factos materiais ao GEC.
a. Quando for apresentada uma nova Queixa para apreciação do CGE, o presidente da reunião identificará todas as partes envolvidas na queixa e dará a oportunidade aos membros com um possível COI de revelarem a existência do interesse.
b. Um membro pode revelar um possível interesse comum com ou sem fornecer pormenores do interesse ao GEC.
2. Com esta divulgação, a Pessoa Interessada pode solicitar a recusa e recusar-se a participar como Guia para o Procedimento de Queixa com base no COI.
3. Se a Pessoa Interessada não optar por se recusar a participar, o CGE determinará se existe ou não um COI da seguinte forma.
B. Determinação da existência de um COI
1. A pessoa interessada pode ser solicitado a fornecer mais pormenores sobre o potencial interesse comum. Ao fazê-lo, poderá ser-lhes pedido que abandonem a reunião do CGE enquanto a determinação de um COI é discutida e votada.
2. O GEC determinará se existe algum COI (suficientemente grande para afectar a tomada de decisão da Pessoa Interessada) ou se a situação é de duplo interesse sem conflito significativo.
C. Procedimentos para tratar de um COI determinado
1. Se for revelado ou determinado um COI nos termos acima referidos, a pessoa interessada será excluída de qualquer segmento da reunião em que o caso seja discutido ou votado.
2. A acta da reunião reflectirá todas as recusas de discussão e de votação.
3. Um membro com um COI não participará no Procedimento de Queixa como Guia ou na Equipa de Planeamento do Inquérito.
4. No caso de o CGE desejar o parecer de um membro ausente do debate,
a justificação da aceitação desse parecer deve constar da acta da
reunião.
IV. Violações da política COI
A. Interesse Não Divulgado – Se qualquer membro do GEC tiver motivos razoáveis para acreditar que qualquer outro membro não divulgou um Interesse:
1. O membro com causa deve contactar o membro em causa para esclarecer a questão.
2. Se for esclarecido que se trata de um interesse, a Pessoa Interessada revelá-lo-á ao GEC na primeira oportunidade.
3. Se o membro com causa e o membro em causa não estiverem de acordo relativamente ao interesse, o assunto será apresentado ao CGE para discussão e determinação.
4. Se o membro com causa e o membro em causa concordarem que não há interesse em divulgar, o assunto não será levado ao CGE.
B. Comunicações de suspeita de COI – Se qualquer parte na Reclamação ou membro da comunidade em geral tiver motivos razoáveis para acreditar que um membro do GEC tem um COI real ou possível num caso:
1. A Pessoa com Causa deve informar a EPS do fundamento dessa convicção através da Linha Directa de Reclamações da EPS ou do Formulário Web.
2. Se o membro em causa ainda não tiver divulgado o Interesse, o Director Executivo da EPS entrará em contacto com o membro em causa.
a. Se o membro em causa concordar com a existência de um interesse, este deve ser comunicado ao GEC.
b. Se o membro em causa não concordar com a existência de um interesse, o assunto será apresentado ao GEC para discussão e determinação.
C. Informações Insuficientes – Se o AE da AEP ou o CGE determinarem que não existem informações suficientes para o CGE avaliar se existe um Interesse, o AE efectuará uma investigação mais aprofundada, conforme as circunstâncias o justifiquem.
D. Determinação pelo GEC – Em todos os casos em que uma não divulgação como descrito acima é levada ao GEC, o GEC fará a sua determinação de acordo com a secção III (B) acima, “Determinação da existência de um COI”.
E. Acção adicional – O GEC pode tomar qualquer acção adicional que considere apropriada.
F. Notificação à Pessoa com C ausa – O Director Executivo informará a Pessoa com Causa se o membro/Pessoa Interessada será afastado do caso.
V. Registos dos processos
A. Actas – As actas das reuniões do GEC deverão conter :
1. Documentação do COI:
a. Os nomes das pessoas com interesse – As pessoas que revelaram ou foram consideradas como tendo um interesse financeiro ou não financeiro relacionado com um COI real ou possível, e
b. A natureza do interesse e quaisquer medidas tomadas para determinar se existia um COI, e
c. Documentação do COI – a decisão do GEC sobre a existência efectiva de um COI, e
d. O(s) nome(s) de qualquer pessoa que se tenha recusado a votar e a discutir um caso devido a um COI, em conformidade com a política dos Guias de Procedimentos de Queixas do GEC.
2. Documentação de não recusados – Os nomes das pessoas que estiveram presentes nas discussões e votações relativas a cada caso, um resumo da discussão e um registo de quaisquer votações realizadas no âmbito do processo.
3. Inclusão do parecer de um membro que se recusou a participar na discussão de um caso – A justificação para aceitar o parecer de um membro que se recusou a participar na discussão de um caso.
Data efectiva: 24 de Maio de 2022